Para las empresas con una gran cantidad de empleados o gastos regulares pagados por los empleados, como viajes, comidas y suministros de oficina, administrar los gastos puede convertirse en un desafío. Para facilitar el seguimiento de los gastos de los empleados y el reembolso de las tarifas autorizadas, las empresas recurren al software de gestión de gastos.
Todos los tipos de empresas, incluidas las pequeñas y medianas empresas, se han cambiado a plataformas de informes de gastos basadas en la nube. Sirve como una adición significativa al software de contabilidad de muchas personas.
Las empresas pueden dejar de usar papel con la ayuda del software de gestión de gastos. Además, minimiza el tiempo dedicado al cálculo y procesamiento de gastos, así como la posibilidad de cometer errores.
Todavía lo necesitas
¿Todavía no está seguro si su empresa necesita un sistema de aprobación de gastos? Aquí hay cinco razones por las que su equipo y su negocio podrían beneficiarse mucho del uso de un software de gestión de gastos.
1. Trámites más rápidos y sencillos
Anteriormente, los empleados tenían que imprimir sus facturas con recibos en papel y luego enviar informes a sus gerentes, quienes los aprobaban o se los enviaban al empleado para su revisión. Afortunadamente, el software de gestión de gastos puede automatizar cada una de estas tareas.
Cuando un empleado hace clic en enviar, el informe se envía inmediatamente a la persona adecuada para su aprobación. Los empleados pueden agregar costos a un informe de varias maneras. Nómina también puede recibir un informe automatizado de la cantidad adeudada.
2. Menos tiempo de retraso y errores
El software de gestión de gastos aumenta la precisión, lo que tiene el beneficio adicional de agilizar los reembolsos de los empleados.
Por ejemplo, los empleados podrían ingresar datos incorrectamente al procesar costos manualmente. Los datos se pueden recuperar de cuentas bancarias y transacciones con tarjeta de crédito a través del software de gestión de gastos. Además, puede encontrar errores y entradas duplicadas y notificarle cuando un informe o pago está vencido.
3. Prevención del fraude más eficaz
Según la Comisión Federal de Comercio, en 2020 se recibieron 4,8 millones de denuncias de fraude y robo de identidad. Es común que los gerentes y los equipos financieros ocupados pasen por alto entradas ficticias, incluso de empleados o contratistas de confianza. Sin embargo, una vez pagado, puede ser difícil recuperar ese dinero.
Los gerentes pueden recibir alertas del software de administración de gastos cuando una cantidad parece excesiva. Da lugar a más consultas antes de que se autorice y transmita el dinero, lo que reduce el número de casos de fraude en las empresas.
4. Informes sencillos
Los informes y análisis brindan información en tiempo real sobre los gastos comerciales. Con el software de gestión de gastos, puede resumir rápidamente todos sus gastos en un solo informe o ver los cargos por persona, proyecto o categoría.
Además, puede usar el software de informes de gastos para identificar a los que gastan mucho y a los infractores persistentes de las reglas, y realizar un seguimiento de las tendencias de gastos de cada empleado a lo largo del tiempo para mantener las mejores prácticas de control de gastos. Las áreas en las que las regulaciones de gastos deben aclararse o implementarse correctamente también se pueden encontrar utilizando una solución de gestión de gastos.
5. Cumplimiento
El software de gestión de gastos ayuda a las empresas a cumplir con las leyes fiscales regionales, estatales y locales. Ayuda a las empresas a clasificar e identificar con precisión los gastos, incluidos los gastos de oficina, viajes y kilometraje. Además, puede hacer copias electrónicas de informes y recibos, que son esenciales en caso de una auditoría.
El software de gestión de gastos es esencial para la mayoría de las empresas. La digitalización de la gestión de gastos ayuda a todas las empresas a trabajar de manera más eficiente y fluida.