La falla de planificación explica por qué incluso las tareas más simples toman más tiempo de lo esperado, y eso le sucede a los mejores y más brillantes.
R¿Recuerdas el iceberg más infame que hundió lo que entonces era el crucero más grande y opulento del mundo, el Titanic? Según los informes de los sobrevivientes, el iceberg que hundió el crucero de lujo estaba entre 50 y 100 pies sobre el agua. Y si bien eso suena enorme, normalmente solo se ve una décima parte de la masa de un iceberg. Están sucediendo muchas más cosas debajo de la superficie de lo que inicialmente nos damos cuenta.
Pienso en las tareas cotidianas como icebergs flotando a lo largo del día. Incluso los más pequeños contienen mucho más de lo que parece. Están tomando más tiempo de lo que estimas. Y terminas apenas marcando tu lista de tareas pendientes y sintiendo que no puedes hacer nada.
La buena noticia es que hay formas de romper el iceberg y dejar de sentirse improductivo. Se llaman flujos de trabajo, un tema sobre el que he escrito extensamente en mi nuevo libro, Automatice su trabajo ocupado. Sin embargo, antes de profundizar en los flujos de trabajo, vale la pena examinar por qué tendemos a sobrestimar cuánto podemos lograr.
El psicólogo ganador del Premio Nobel Daniel Kahneman una vez ayudó a diseñar un nuevo plan de estudios para las escuelas secundarias israelíes. Kahneman preguntó a sus colegas cuánto tiempo estimaban que llevaría el proyecto. ¿Tu respuesta? 2 años. Kahneman siguió cavando. Le preguntó al grupo cuánto tiempo habían llevado proyectos similares. Indicaron que tenían entre 7 y 10 años y alrededor del 40% nunca terminaron.
Entonces, ¿cuánto tiempo les tomó a Kahneman y sus colegas terminar? Ocho años, y para entonces el Departamento de Educación había perdido interés.
David Brooks, quien relató esta anécdota en un artículo para The New York Times, escribe:
“La mayoría de las personas sobrestiman sus propias habilidades y sobrestiman su capacidad para dar forma al futuro”.
Se llama la falacia de la planificación, un concepto que Kahneman exploró en su libro Thinking, Fast and Slow. Y es por eso que tendemos a subestimar cuánto tiempo llevará hacer algo.
Pero, ¿cómo se supera el error de planificación?
Los expertos tienen ideas diferentes. Por ejemplo, Greg McKeown, autor de Essentialism, recomienda multiplicar todo por tres al calcular el tiempo requerido para completar una tarea. Le dijo al Times: “Pague el precio por adelantado y piénselo detenidamente.” Pruébelo más honestamente, luego tome la decisión más sabia. Es una forma de vida muy saludable”.
Creo que es un buen comienzo, pero también recomendaría repensar las tareas como flujos de trabajo separados, una idea sobre la que escribo en mi libro y que, como CEO de Jotform, implemento todos los días.
Los flujos de trabajo son una serie de pasos interconectados que conducen a un resultado.
Considere un correo electrónico. Tu lista de tareas dice responde sam – una tarea aparentemente simple que puede completar en minutos. Pero debajo de ese punto inocuo se encuentra un conjunto imperceptible de tareas: primero, necesita una respuesta de Casey, quien necesita información del departamento de contabilidad para responder a su correo electrónico. Y tan pronto como Casey se ponga en contacto contigo, debes ingresar sus números en una hoja de cálculo y también trabajar con otro colega. Antes de que finalmente responda a Sam, tenga en cuenta que aún necesita la aprobación legal. De repente, han pasado algunas horas de su día y todavía está muy lejos del final de su lista de tareas pendientes.
A medida que su presión arterial continúa aumentando, probablemente tenga una revelación: esto no es solo un correo electrónico, es un flujo de trabajo. Si desea tomar el control de su trabajo, debe comprender y administrar sus flujos de trabajo.
Algunos flujos de trabajo son lineales, lo que significa que siguen los mismos pasos cada vez (por ejemplo, cepillarse los dientes), mientras que otros no lo son. Por ejemplo, bucles: cuando el último paso activa el flujo de trabajo para comenzar de nuevo, p. B. reproducir una canción repetidamente o un flujo de trabajo de recopilación de datos que se reinicia cada vez que se completa el proceso. Independientemente de si es lineal o no lineal, cada flujo de trabajo tiene cuatro elementos predecibles: disparadores, pasos, resultados, resultado.
Para comprender cada flujo de trabajo, todo el proceso debe planificarse con anticipación. En la práctica, esto hace dos cosas. Primero, sus emociones se eliminan de la ecuación. No luchas con la cuestión de si eres o no desear Para ir al gimnasio por la mañana, simplemente planifique su flujo de trabajo (reservar sesiones de entrenamiento, preparar la ropa la noche anterior, preparar la cafetera, etc.) y hacer clic en Ir. En segundo lugar, los flujos de trabajo ayudan a contrarrestar nuestra tendencia natural a subestimar la duración de una tarea. Cuando vea todos los pasos, puede planificar en consecuencia. Estableces expectativas razonables para ti (y para tus colegas).
Y esto es lo que más pueden hacer los flujos de trabajo.
1. Destaca los errores que consumen mucho tiempo
Visualizar todos los pasos en un flujo de trabajo determinado puede ayudarlo a detectar errores en el proceso y ahorrar tiempo. Esto se aplica a todo tipo de flujos de trabajo, tanto rutinas diarias como proyectos aislados.
Para ilustrar un ejemplo de marketing, imagine que ha publicado un boletín atractivo y bellamente diseñado. Está en pleno apogeo, pero no estás ganando nuevos suscriptores. Al planificar el flujo de trabajo, se da cuenta de que omitió el paso Confirmar suscripción. Optimice el flujo de trabajo, el problema está resuelto.
2. Identificar oportunidades de automatización
Otro beneficio clave de los flujos de trabajo es que le permiten ver qué pasos se pueden automatizar. Esto significa menos molestias y más tiempo para las cosas que son importantes para usted y su empresa. Digamos que uno de los pasos en su flujo de trabajo es un pago recurrente. La automatización de este paso mediante la configuración de transferencias bancarias automáticas le quita todas las molestias, sin mencionar que nunca tendrá que pensar en realizar el pago manualmente.
No todo se puede automatizar. El trabajo altamente creativo, por ejemplo, solo puede hacerlo usted y requiere toda su atención. Pero para tareas repetitivas, repetitivas y que requieren poca o ninguna intervención, la automatización es como un asistente personal infalible. Además, puede dedicar más poder mental a este trabajo extremadamente creativo.
Con la ayuda de los flujos de trabajo y la automatización, su yo actual puede visualizar de manera realista cuánto tiempo necesitará su yo futuro (eche un vistazo a todo el iceberg) y calcule su horario en consecuencia.